ファイル管理：ホットフォルダー
  • 「ホットフォルダー｣とは？
    • ネットワーク上の任意のフォルダを監視し、そのフォルダ内に新たにファイルが作成されるとそのファイルを自動的に｢｣に取り込む機能です。
      ※この機能によりデジタル複合機との連動も可能となります。
  • ホットフォルダーの特長
    • 取り込み先(上)にて、フォルダ毎に公開先・編集権限の設定ができるため、セキュリティー的にも安心です。
    • あらかじめ監視先、取り込み先の設定をしておけば、自動的に｢｣に取り込みます。 　　
    • ｢｣上に取り込まれた時点で、通知機能によりあらかじめ指定しておいたメールアドレスに「受信のお知らせ」メールが届きます。
  • ホットフォルダーの仕様
    • サーバもしくはネットワーク上のPC１台に監視プログラムをインストールする必要があります。
      ただし、インストール先のOSはＷｉｎｄｏｗｓのみとなります。監視先のOSは問いません。
    • 監視先および取り込み先のフォルダ数はそれぞれ１０個ずつです。
ホットフォルダーの活用場面
  • デジタル複合機を活用して、受信したFAXデータ、スキャニングしたデータを「」へ取り込む場合
    1. デジタル複合機側で受信したFAXデータやスキャニングしたデータの保存先（ファイルサーバ側）の設定があらかじめされていると思います。
    2. FAXデータやスキャニングデータがファイルサーバ側へ取り込まれたかどうかを「ホットフォルダ監視ツール」が監視しています。（常時起動）
    3. FAXデータ保存用フォルダー、スキャニングデータ保存用フォルダーにデータが取り込まれたのを「ホットフォルダ監視ツール」が検知します。
      検知した時点で「」用のサーバー側にあらかじめ用意されている「ホットフォルダー」用のデータ保存先フォルダーに自動転送します。
    4. その際、「」の通知機能をあらかじめ設定しておくと、「」に取り込まれた時点で指定のメールアドレスに受信お知らせメールを送ります。


  • 他のアプリケーションで作成したファイルをそのまま「」側へ自動登録する場合
    • 他のアプリケーションで作成した図面データがあるとします。その図面データファイルをファイルサーバ側の「図面データ専用フォルダー」に登録します。
    • 図面データがファイルサーバ側へ取り込まれたかどうかを「ホットフォルダ監視ツール」が監視しています。（常時起動）
    • 図面データ専用フォルダーに図面データが取り込まれたのを「ホットフォルダ監視ツール」が検知します。
      検知した時点で「」用のサーバー側にあらかじめ用意されている「ホットフォルダー」用のデータ保存先フォルダーに自動転送します。
    • その際、「」の通知機能をあらかじめ設定しておくと、「」に取り込まれた時点で指定のメールアドレスに受信お知らせメールを送ります。
ホットフォルダーを使うには

※「ホットフォルダー監視ツール」をまずはダウンロード下さい。⇒[ダウンロード（Setup_Monitor.exe）]
※「ホットフォルダー」の使用設定は管理者権限のあるユーザが行ってください。
  1. 「ホットフォルダ監視ツール」をサーバもしくはネットワーク上のPCにインストールします。
  2. 「ホットフォルダ監視ツール」にて設定を行います。タスクバーの「取り込み」のアイコンをダブルクリックします。
  3. 取り込み状態のダイアログが表示されます。その中の取り込み設定をクリックします。
  4. 取り込みに関する設定を行います
  1. メニューの「システム設定」より「システムデータ」−「ファイル管理設定」 を選択します。
    その中のホットフォルダを使用するにチェックを入 れ、設定ボタンを押します。
  2. 「ファイル管理」を起動した際、表示切替で「HotFolder」が表示されていれば設定完了です。
    あとは、フォルダの編集にてフォルダ名および、各権限を設定してお使いください。
ホットフォルダーの構成
■ホットフォルダー一覧■
  • 編集：フォルダー/ファイルについてホットフォルダーの名称変更、公開先・編集権限の変更など編集処理をします。
    • 初期状態は公開先・編集権限ともに「全員」で設定されています。必要な場合に変更して下さい。
    • ホットフォルダーの編集については「編集権限」で設定されたメンバーのみ編集が可能です。もし、「編集権限の指定」が設定されていない場合は作成者のみ編集が可能となります。
      • 編集をクリックするとフォルダー、もしくはファイルの編集フォームが開きます。
    • 編集権限を持たないユーザーは閲覧のみ可能です。
  • 移動、複写、削除：ホットフォルダーを「ファイル管理」標準のフォルダーに移動、複写、若しくはホットフォルダー中のファイルを一括削除します。
    • をクリックすると「移動、複写、削除フォーム」が開きます。
    • 編集権限のあるユーザーのみ、移動・複写処理が可能です。
    • 権限の無いユーザにはが表示されます。
  • フォルダー名：ホットフォルダーの名称を表示します。各フォルダー名をクリックすると、選択したホットフォルダーに受信したファイル一覧を表示します。
  • 保存先：各ホットフォルダーが実際に保存されているフォルダー名を表示します。
    ※プログラムをインストールしたフォルダーの中に「hotfolder」が作成され、その中に各ホットフォルダー側が参照するフォルダーが保存されています。
  • 作成日時：ホットフォルダーの登録日付を表示します。
  • 更新日時（更新者）：フォルダーの更新日付、及び更新者を表示します。
  • 公開先：ホットフォルダーの公開先を表示します。
  • 編集権限：ホットフォルダーの名称、公開先・編集権限の設定、又は各ホットフォルダーで受信したファイルを「ファイル管理」の標準フォルダーに移動・複写、若しくはホットフォルダー内のファイルの削除を編集できる所属/チームを表示します。
  • 受信ファイル：各ホットフォルダーに受信されたファイル数を表示します。
ホットフォルダーの編集処理について
■ホットフォルダーの情報編集について■
  • ホットフォルダーの名称、公開先・編集権限を持つ所属、若しくはチームを設定変更します。
    • 「編集」にある編集をクリックすると、編集用フォームが開くので以下の設定をします。
      編集権限の無いユーザにはが表示され編集不可となります。
フォルダー名 ホットフォルダー名を入力します。（半角80文字以内）
目的別、所属別などの名称をつけておくと、管理しやすいです。
公開先の指定 ホットフォルダーの公開先について、所属部/チームより選択します。
ホットフォルダーを共有したい所属部/チームを選択します。
編集権限の指定 ホットフォルダーの編集権限について、所属部/チームより選択します。
編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。
■ホットフォルダーの移動・複写・削除■
  • 選択したホットフォルダーについて、フォルダー単位で「ファイル管理」標準のフォルダーに移動、もしくは複写します。
  • 選択したホットフォルダー内のファイルを一括削除します。
    ホットフォルダーの移動・複写・削除は編集権限のあるユーザーのみできます。
  • 移動・複写について
    1. をクリックすると「移動、複写、削除フォーム」が開きます。
    2. 「移動、複写先の選択」では「ファイル管理」で登録された標準フォルダー一覧がリスト表示されるので移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。
    3. 指定のフォルダーにホットフォルダー単位で移動、もしくは複写します。

    ※「移動」を実行した場合、ホットフォルダー内のファイルは全て「ファイル管理」の標準フォルダー側に移動されるので、ホットフォルダー側からは削除された事となります。
    ※「複写」を実行した場合、「ファイル管理」の標準フォルダー、ホットフォルダー側どちらとも保存されますが、データが蓄積されていくので、なるべく「ファイル管理」の標準フォルダー側へ移動してデータを整理するように心掛けて下さい。
    ※ファイル管理の指定フォルダーに「移動」「複写」した際、公開・編集権限は移動・複写先の設定に準じます。
  • 削除について
    1. をクリックすると「移動、複写、削除フォーム」が開きます。
    2. 「削除」ボタンをクリックします。
    3. 指定フォルダー内のファイルを一括で削除します。

受信したファイルの参照について
  • 移動、複写、削除：指定ファイルを「ファイル管理」標準のフォルダーに移動、複写、若しくはファイルを削除します。
    • をクリックすると「移動、複写、削除フォーム」が開きます。
    • 編集権限のあるユーザーのみ、移動・複写・削除処理が可能です。
    • 権限の無いユーザにはは表示されません。
      ※ダウンロードのみ可能です。
  • ファイル名：各ファイル名称を表示します。各ファイル名をクリックすると、選択したファイルをダウンロードします。
    ※「ホットフォルダー」からも「.dxf」「.dwg」などのCadデータをブラウザ上で確認する事が出来ます。
    ※「Cadビューアー」の使用方法については「Cadビューアーを使うには」を参照下さい。
  • 作成日時：ホットフォルダーの登録日付を表示します。
■ファイルの移動・複写・削除■
ファイルの移動・複写・削除については編集権限のあるユーザーのみが可能となります。
  • ファイルの移動・複写について
    1. をクリックすると「移動、複写、削除フォーム」が開きます。
    2. 「移動、複写先の選択」では「ファイル管理」で登録された標準フォルダー一覧がリスト表示されるので移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。
    3. 指定のフォルダーにファイルを移動、もしくは複写します。

    ※「移動」を実行した場合、「ファイル管理」の標準フォルダー側に移動されるので、ホットフォルダー側からは削除された事となります。
    ※「複写」を実行した場合、「ファイル管理」の標準フォルダー、ホットフォルダー側どちらとも保存されますが、データが蓄積されていくので、なるべく「ファイル管理」の標準フォルダー側へ移動してデータを整理するように心掛けて下さい。
    ※ファイル管理の指定フォルダーに「移動」「複写」した際、公開・編集権限は移動・複写先のフォルダーの設定に準じます。
  • ファイルの削除について
    1. をクリックすると「移動、複写、削除フォーム」が開きます。
    2. 「削除」ボタンをクリックします。
    3. 指定ファイルを削除します。

ファイルを受信した際の通知について
  • ｢｣に取り込んだ時点で指定のメールアドレスにファイル受信のお知らせを通知します。
      　　
    1. 「システム設定」-「ユーザデータ」の「通知設定」をクリックして通知設定フォームを開きます。
    2. 「ホットフォルダー」の設定欄より通知有無を選択し、設定ボタンをクリックします。
    3. 「通知する」もしくは「不在時に通知する」を指定した場合、｢｣に取り込んだ時点で指定のメールアドレスにファイル受信のお知らせを通知します。