ファイル管理の構成

■階層表示の切り替え■

【アイコンから】

1つ上：1つ上の階層を表示します。 ルート：ルートフォルダーに登録されているフォルダー/ファイルを一覧表示します。 ルート以下：ルート以下のフォルダーを左から順に表示します。各フォルダーをクリックし、各フォルダーごとに登録されているフォルダー、ファイル一覧を表示します。

【リストから】

• 「■フォルダー選択」のリストに登録されているフォルダーが表示されるので、目的のフォルダーをクリックで選択します。
• 階層表示について
      ルート
      ・１階層目
      ・・２階層目
      ・・・３階層目
      ・・・・４階層目    と表示されます。

■選択メニュー■

追加（フォルダー）：「ファイル管理：フォルダーの追加」フォームを開きます。新規にフォルダーを追加する場合に実行します。 追加（ファイル）：「ファイル管理：ファイルの追加」フォームを開きます。ファイルをデータベースにアップロードする場合に実行します。 検索：データベースに登録したフォルダー/ファイルを検索します。

■フォルダー/ファイル一覧■

削除：削除したいフォルダー/ファイルについて、にチェックをつけ、をクリックすると複数一括削除します。 フォルダー内のサブフォルダーで編集権限のないフォルダー、ファイルは、削除できません。 編集、履歴：フォルダー/ファイルについて情報変更、公開先の変更、削除など編集処理をします。ファイルについては、履歴保存したファイルの参照も行う事ができます。 フォルダー、ファイルの編集については「編集権限」で設定されたメンバーのみ編集が可能です。もし、「編集権限の指定」が設定されていない場合は作成者のみ編集が可能となります。 をクリックするとフォルダー、もしくはファイルの編集フォームが開きます。 編集権限を持たないユーザーは閲覧のみ可能です。 一覧にはが表示され、クリックするとフォルダー/ファイル情報が表示されます。 移動、複写：フォルダー/ファイルを指定の位置に移動、もしくは複写します。 をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。 編集権限のあるユーザーのみ、移動・複写処理が可能です。 フォルダー内のサブフォルダーで編集権限のないフォルダー、ファイルは、移動・複写はできません。 フォルダー名/ファイル名：登録したフォルダー/ファイルの名称を表示します。各フォルダー名/ファイル名をクリックすると、以下の処理を行います。   フォルダー名：選択したフォルダーに登録されているフォルダー/ファイル一覧を表示します。   ファイル名：選択したファイルを開きます。 作成者：フォルダー/ファイルの作成者を表示します。 作成日時：フォルダー/ファイルの登録日付を表示します。 更新者：フォルダー/ファイルを更新したユーザーを表示します。 更新日時：フォルダー/ファイルの更新日付を表示します。 公開先：フォルダー/ファイルの公開先を表示します。 編集権限：フォルダー/ファイルの編集できる所属/チームを表示します。 サイズ：フォルダー/ファイルサイズを表示します。（サイズ単位：バイト）。

フォルダーの追加・編集処理について

■フォルダーの追加■

フォルダーを作成します。 目的別、所属別など、管理しやすい名称をつけます。

追加先のフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄より追加先のフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、■ フォルダー をクリックします。 「ファイル管理：フォルダーの追加」フォームが開きますので、以下の項目について入力します。

フォルダー名	フォルダー名を入力します。（80文字以内） 目的別、所属別などの名称をつけておくと、管理しやすいです。
備考	フォルダーに関する内容、目的等、他のユーザに知らせたい情報を入力します。（200文字以内）
公開先の指定	フォルダーの公開先について、所属部/チームより選択します。 フォルダーを共有したい所属部/チームを選択します。
編集権限の指定	フォルダーの編集権限について、所属部/チームより選択します。 編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。 システム管理者は全てのファイル、フォルダーの編集権限をもちます。

フォームの入力が完了したら、フォルダーを指定のフォルダーに追加登録します。

■フォルダーの編集■

フォルダー情報の訂正、公開先・編集権限の変更、フォルダーの削除を行います。 フォルダーの編集は、編集権限のあるユーザーのみ可能です。

追加先のフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄よりフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、各フォルダー名の border='0' alt='編集'>をクリックします。 「ファイル管理：フォルダーの編集」フォームが開きますので必要項目について訂正を行います。 でフォルダーの内容を変更し、でフォルダーを削除します。

注意

フォルダーの公開先、編集権限の変更については、全てのサブフォルダー、ファイルの編集権限もある場合のみ可能です。

■フォルダーの移動・複写■

フォルダーの移動・複写は編集権限のあるユーザーのみできます。

をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。 「移動、複写先の選択」で移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。 指定のフォルダーにフォルダーを移動、もしくは複写します。

ファイルの追加・編集処理と履歴管理について

■ファイルの追加■

追加先のフォルダーにファイルを追加（アップロード）します。

追加先のフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄より追加先のフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、■ ファイル をクリックします。 「ファイル管理：ファイルの追加」フォームが開きますので、以下の項目について入力します。

ファイルの選択	指定のフォルダーに追加したいファイルを選択します。 をクリックして目的のファイルを選択します。
履歴設定	「①履歴の最大保存数」：履歴保存する際の最大個数を設定します。（20世代まで設定可能です。） 「②履歴に変更前の元のファイルを含める。」：ファイルを入れ替えた場合（アップロードした場合）、入れ替える前のファイルを履歴として残すかどうかを設定します。（通常はチェックを付けます） ※ファイルに変更があった時のみ有効です。 ※「ファイル名」、「備考」などの情報のみを履歴保存する場合はチェックを外して下さい。
備考	ファイルに関する内容、目的等、他のユーザに知らせたい情報を入力します。（200文字以内）
公開先の指定	ファイルの公開先について、所属部/チームより選択します。 ファイルを共有したい所属部/チームを選択します。
編集権限の指定	ファイルの編集権限について、所属部/チームより選択します。 編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。

フォームの入力が完了したら、で指定のフォルダーにファイルを追加登録します。

■ファイルの編集■

ファイル名の変更について

ファイル追加時にはアップロードした時のファイル名で登録されています。「」でファイル使用する際に分かりやすい名称に変更したい場合は、「ファイル編集」フォームでファイル名の変更を行ってください。 ファイルの編集は編集権限のあるユーザーについてのみ可能です。

編集したいファイルが含まれているフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄よりフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、各ファイル名の border='0' alt='編集'>をクリックします。 「ファイル管理：ファイルの編集」フォームが開きますので必要項目について訂正を行います。 でファイルの内容を変更し、でファイルを削除します。

注意

フォルダーの公開先、編集権限の変更については、全てのサブフォルダー、ファイルの編集権限もある場合のみ可能です。 フォルダーの削除については、削除するフォルダーは「」のデータベースにアップロードしたファイルの削除となります。

■ファイルの履歴確認■

ファイル登録の際に履歴保存する世代数を設定しておくと、指定した時点のファイル内容を後から参照する事が可能です。 ファイルは20世代まで履歴確認できます。 「備考」で登録した情報のみを履歴保存する事も可能です。 なお、履歴確認については公開メンバー全て閲覧可能です。

【履歴保存設定について】 ※ファイル登録、もしくは変更時（上記参照）、「履歴設定」の以下の項目を設定します。 「履歴の最大保存数」：履歴保存する際の最大個数を設定します。（20世代まで設定可能です。） 「履歴に変更前の元のファイルを含める。」：ファイルを入れ替えた場合（アップロードした場合）、入れ替える前のファイルを履歴として残すかどうかを設定します。（通常はチェックを付けます） ※ファイルに変更があった時のみ有効です。 ※「ファイル名」、「備考」などの情報のみを履歴保存する場合はチェックを外して下さい。 この設定がされていないと、履歴保存しません。

【履歴確認について】 履歴確認したいファイルの左側にある border='0' alt='編集'>をクリックします。 ■履歴 ファイル確認 をクリックします。 選択したファイルの「履歴一覧」が開きます。 履歴の古い者から順に上から一覧表示しますので、ファイルの確認、情報確認等、必要処理を行います。

～一覧の表示について～ 上段にはファイルの作成者情報、及び最新情報が表示されます。 一覧には古いものから順に履歴情報が表示されます。 削除：チェックボックスにチェックを付けて「削除」ボタンを実行すると、指定の履歴情報を削除します。 ※削除は登録者のみ実行可能です。 ファイル名：ファイル名を表示します。 ※変更処理した際に、ファイルを入れ替えた場合はファイル名がリンク表示されます。 ※ファイルを確認する場合は、「ファイル名」で右クリックするとポップアップメニュー表示しますので、「対象をファイルに保存（A）」を実行し、ファイルをダウンロードします。 ファイル有無：変更処理した際に、ファイルを入れ替えた場合は「○」を、「ファイル名」や「備考」などの情報のみの変更の場合は「---」を表示します。 更新者：ファイル、及びファイル情報の更新者を表示します。 更新日時：ファイル、及びファイル情報の更新日時を表示します。 備考：「備考」欄に記載した情報が表示されます。 サイズ：ファイルサイズを表示します。

■ファイルの移動・複写■

ファイルの移動・複写が可能なユーザーは編集権限のあるユーザーが可能となります。

をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。 「移動、複写先の選択」で移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。 指定のフォルダーにファイルを移動、もしくは複写します。

フォルダー/ファイルの検索

「」の「ファイル管理」に登録されたフォルダー、及びファイルを検索します。

■検索 検索 をクリックします。 「ファイル管理：検索項目設定」フォームが開きますので、フォルダー/ファイル検索時に必要な項目を入力します。

検索対象文字列	検索対象となる文字列を入力します。 複数の文字列から検索する場合は’スペース’で文字列を区切ります。
日付検索	日付から検索する場合は以下の項目にチェックを付け、期間指定します。 「作成日から検索」：作成日から検索します。 「更新日から検索」：更新日から検索します。 チェックなし：作成日、更新日共に検索対象とします。
検索条件	「フォルダ」、「ファイル」、「サブディレクトリも検索する」 ※検索範囲を指定します。 「名前」（フォルダ名/ファイル名）、「作成者」、「更新者」、「備考」 ※「検索対象文字列」で入力した文字列に対して、検索対象とする項目にチェックを付けます

検索項目入力後、でフォルダー/ファイル検索を実行します。 該当するフォルダー/ファイルを検出すると、検索結果一覧にフォルダー/ファイルを一覧表示します。

「FMS-M@TE（電子管理・電子納品対応システム）」との連携について

■機能について■

ファイル管理に登録されているファイルを弊社電子納品支援ツール「FMS-M@TE」へ出力することが可能です。 「」側 ⇒「FMS-M@TE」側で必要なファイル（電子納品に必要なファイル）を「FMS専用フォルダー」へ登録いただきます。 「FMS-M@TE」側 ⇒「」に登録されているファイルから取り込むファイルを選択すると、FMS-M@TE側のホットフォルダに格納されます。

■「FMS-M@TE」との連携を利用するには■

※『みんなでオフィス　FMS-M@TE対応版』をご使用になられているユーザー様のみ対象となります。 ◎「ヘルプ目次」をクリックすると「ヘルプ」トップページが開きます。その中に「現在ご使用中のバージョン」が記載されておりますが、『みんなでオフィス　FMS-M@TE対応版』をご利用のユーザ様にはバージョンの後ろに「（fms）」が記載されています。 「」の「FMS-M@TE連携版」をダウンロード⇒インストールします。 「」側で　電子納品に必要なファイルをファイル管理の次の場所へ保存してください。 　　 FMS専用フォルダ 　　 ルートでフォルダを作成する際にFMS専用にしたフォルダ 　　 ホットフォルダ 「FMS-M@TE側」で　メニューバーの設定の「ホットフォルダ設定｣においてホットフォルダに関する設定を行ってください。 ※詳細については「FMS-M@TE」ヘルプを参照下さい。

■「ファイル管理」側での設定について■

「FMS-M@TE」をご利用のユーザー様には「」の「ファイル管理」側であらかじめ「FMS専用フォルダー」を用意していますが、新規にフォルダーを作成して、そのフォルダーを「FMS-M@TE」との連携用のフォルダーに設定していただく必要があります。 ※この設定は「ルート」のフォルダー直下に作成したフォルダーのみ設定可能です。 「新規作成：フォルダー」をクリックします。 「フォルダーの追加」フォームが開くので、「フォルダー名」「公開先の指定」「編集権限の指定」をそれぞれ設定します。 そして「フォルダーオプションの設定」で「FMS専用フォルダーにする 」にチェックを付けて下さい。 ※この設定がされていないと「FMS-M@TE」専用フォルダーとみなされません。 上記設定が完了したら、「登録」ボタンをクリックします。 「フォルダー一覧」に「FMS-M@TE」との連携用フォルダーが作成され、「FMS-M@TE」専用のフォルダーにはが表示されます。 ※現在位置を表示でも「FMS-M@TE」との連携用フォルダーにはが表示されます。