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予約管理 |
施設、備品などの予約状況を確認します。
カレンダーで予約状況を確認しながら、施設や機材の利用予約を行うことができます。
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施設・備品分類の登録 → 施設・備品名の登録 → 予約状況の確認 → 予約の登録・変更
「施設・備品分類」と「施設・備品名」の違いについて
- 「施設・備品分類」:「会議室」「スポーツ施設」「保養所」「機材関係」など、施設の分類とします。
- 「施設・備品名」:実際に使用する施設の名称(「第一会議室」「グラウンド」「デジタルカメラ」など)とします。
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メニューより「予約管理」をクリックし、以下の必要な処理を行います。
- 登録された「施設・備品分類」、「施設・備品名」が一覧表示されます。
「施設・備品分類」と「施設・備品名」の違いについて
- 「施設・備品分類」:「会議室」「スポーツ施設」「保養所」「機材関係」など、施設の分類とします。
- 「施設・備品名」:実際に使用する施設の名称(「第一会議室」「グラウンド」「デジタルカメラ」など)とします。
- 「施設・備品分類名」をクリックすると、「施設・備品分類」単位で今週の予定が表示されます。ここからも予約登録が可能です。
- 「施設・備品名」をクリックすると、当月の予約状況を確認できます。
もしくは
border='0' alt='施設/備品の編集'>をクリックすると、施設・備品分類、登録内容を編集・確認できます。
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■施設・備品分類名新規登録■
- 施設・備品分類(「会議室」「スポーツ施設」「保養所」「機材関係」などの施設分類)を登録・変更・削除します。
- ■新規登録 施設・備品分類をクリックすると「施設・備品の分類登録」フォームが開くので以下の項目について入力します。
分類名 施設・備品の分類名を入力します。(60文字まで) 備考 分類に関する備考を入力します。(200文字まで)
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■施設・備品名新規登録■
- 登録した施設・備品分類に、実際に使用する施設・備品(第1会議室、テニスコートなど)を追加登録・変更・削除します。
- ■新規登録 施設・備品名をクリックすると「施設・備品の登録」フォームが開くので以下の項目について入力します。
施設・備品の分類 「施設・備品の分類」を一覧より選択します。
「施設・備品の分類登録」で登録した施設分類名が一覧表示されます。
施設・備品名 施設・備品の名称を入力します。(60文字まで) 備考 定員数など、施設・備品に関するその他の情報を入力します。(200文字まで)
■施設・備品名の変更・削除■
- 施設・備品名を変更・削除します。
border='0' alt='施設/備品の編集'>をクリックすると、「施設・備品名の変更」フォームが開くので、施設・備品名の情報変更、施設名の削除をします。
- 情報訂正後、もしくはで編集処理します。
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施設・備品の予約状況ををカレンダー(月間/週間)で確認します。
「施設・備品一覧」より施設・備品名をクリックすると、当月の利用状況(カレンダー:月間表示)を開きます。
■月間/週間/1日の予定表■
- 「月間」、「週間」、「1日」というようにカレンダーの表示形式を切り替えます。
- カレンダーの切替方法
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:の前後の月/週に切り替えます。(月間/週間のみ使用します。)
:スケジュール帳(週間)に切り替えます。
- 表示について
- 当日は■、平日は■、土日祝日は■で色別しています。
- 祝日・休日設定について
- 管理者が「祝日設定」、「休日設定」をおこなっていると、カレンダーに反映されます。
- 休日については、設定した日にちに
を表示します。
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指定日に予約登録を行います。
■予約登録について■
施設・備品利用日に代表者を登録します。
- 「施設・備品一覧」より施設・備品名をクリックすると、当月の利用状況(カレンダー:月間表示)を開きます。
- カレンダーの日付、もしくは時間内にある
をクリックします。
- 「施設・備品の予約」フォームが開きますので、必要項目を設定します。
施設・備品名 選択した施設名が表示されます。 代表者 施設・備品利用時の代表者を選択します。
所属:を切り替えると 名前:の登録ユーザが各所属部ごとに切り替わりますので、代表者を選択します。(所属はログインユーザーの所属があらかじめ選択状態となっています。)
日時 利用日時を選択します。
「終日の予定とする」にチェックを付けると登録する予定に対し、終日設定する事ができます。
※予約状況一覧では時刻表示の箇所が「終日」となります。利用人数 利用人数を入力します。 代表者の連絡先 代表者の連絡先を入力します。 備考 メモがあれば入力します。 リピート登録 毎週○曜日、毎月第○金曜日など、期間を指定して、その間設定した条件で予約登録をおこないます。
【期間】
- リピート登録する期間を指定します。
- 指定がなければ、「期間なし」とみなし、全てにリピート予定登録します。
【リピート条件】
- 条件@:指定期間、毎日同じ予定を繰り返し登録する場合に「毎日」にチェックを付けます。
- 条件A:「毎週、第1〜5」いずれかと「曜日」を選択します。
- 条件B:毎月「何日」と「何日」を選択します。
※条件ABについては、ABの複合設定が可能です。
===予約状況一覧側の表示===
- 元のデータ:
ユーザー名
※なお、編集時には「元のデータ」を編集する事となります。- 複製データ:
ユーザー名
- 入力後、 をクリックすると、指定日に代表者を登録し、当月の施設・備品利用スケジュールページを開きます。
※続けて新規に予約登録する場合はの方をクリックします。
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■施設・備品予約の編集(変更・削除)■
- 変更したい時刻をクリックします。
- 編集フォームが開きますので、必要項目について変更します。(上記「予約登録について」を参照してください。)
- 設定確認後、変更の場合は ボタンを、選択したスケジュールを削除する場合はをクリックすると、施設予約を変更・削除します。
■期間指定削除■
- 期間を指定して予約データを削除します。
- ■削除:期間指定 をクリックします。
- 期間指定フォームが開きますので、予約を削除したい期間(開始年月日〜終了年月日)を選択します。
- 確認後、「削除ボタン」をクリックすると、指定期間内の予約データを削除します。