ファイル管理
  • 「ファイル管理」は、社内で共有する文書など、各種ファイルを管理します。
    • フォルダー/ファイルの公開先(所属、もしくはチーム)を指定する事により、フォルダー/ファイルの共有範囲を指定できます。
    • フォルダを階層化できますので、所属部/チーム別、もしくは目的別にフォルダを作ることができるので、共有化したいフォルダー/ファイルの管理がしやすくなります。
    • ルートにおいて、フォルダー、ファイルの編集権限が設定できます。これにより、社内書式のフォーマットなどダウンロード(公開)はできるが、ファイルの更新は一部の人やグループのみ可能といったことが出来ます。
  • 登録したファイルについて、20世代まで履歴管理を行うことができます。
    • ファイル登録の際に履歴保存する世代数を設定しておくと、指定した時点のファイル内容を後から参照する事が可能です。
ファイル管理の構成

階層表示の切り替え
【アイコンから】
  • 1つ上:1つ上の階層を表示します。
  • ルート:ルートフォルダーに登録されているフォルダー/ファイルを一覧表示します。
  • ルート以下:ルート以下のフォルダーを左から順に表示します。各フォルダーをクリックし、各フォルダーごとに登録されているフォルダー、ファイル一覧を表示します。
【リストから】
選択メニュー
  • 追加(フォルダー):「ファイル管理:フォルダーの追加」フォームを開きます。新規にフォルダーを追加する場合に実行します。
  • 追加(ファイル):「ファイル管理:ファイルの追加」フォームを開きます。ファイルをデータベースにアップロードする場合に実行します。
  • 検索:データベースに登録したフォルダー/ファイルを検索します。
フォルダー/ファイル一覧
  • 削除:削除したいフォルダー/ファイルについて、にチェックをつけ、をクリックすると複数一括削除します。
  • 編集、履歴:フォルダー/ファイルについて情報変更、公開先の変更、削除など編集処理をします。ファイルについては、履歴保存したファイルの参照も行う事ができます。
    • フォルダー、ファイルの編集については「編集権限」で設定されたメンバーのみ編集が可能です。もし、「編集権限の指定」が設定されていない場合は作成者のみ編集が可能となります。
      • 編集をクリックするとフォルダー、もしくはファイルの編集フォームが開きます。
    • 編集権限を持たないユーザーは閲覧のみ可能です。
      • 一覧には編集が表示され、クリックするとフォルダー/ファイル情報が表示されます。
    • 公開先の変更については、ルートフォルダーに登録されているもののみ変更可能です。
  • 移動、複写:フォルダー/ファイルを指定の位置に移動、もしくは複写します。
    • をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。
    • 編集権限のあるユーザーのみ、移動・複写処理が可能です。
  • フォルダー名/ファイル名:登録したフォルダー/ファイルの名称を表示します。各フォルダー名/ファイル名をクリックすると、以下の処理を行います。
    •   フォルダー名:選択したフォルダーに登録されているフォルダー/ファイル一覧を表示します。
    •   ファイル名:選択したファイルを開きます。
  • 作成者:フォルダー/ファイルの作成者を表示します。
  • 作成日時:フォルダー/ファイルの登録日付を表示します。
  • 更新者:フォルダー/ファイルを更新したユーザーを表示します。
  • 更新日時:フォルダー/ファイルの更新日付を表示します。
  • 公開先:フォルダー/ファイルの公開先を表示します。
  • 編集権限:フォルダー/ファイルの編集できる所属/チームを表示します。
  • サイズ:フォルダー/ファイルサイズを表示します。(サイズ単位:バイト)。
フォルダーの追加・編集処理について

フォルダーの追加
  • フォルダーを作成します。
    目的別、所属別など、管理しやすい名称をつけます。
  1. 追加先のフォルダーを選択します。
    「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄より追加先のフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。
  2. 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、 フォルダー をクリックします。
  3. 「ファイル管理:フォルダーの追加」フォームが開きますので、以下の項目について入力します。
フォルダー名 フォルダー名を入力します。(80文字以内)
目的別、所属別などの名称をつけておくと、管理しやすいです。
備考 フォルダーに関する内容、目的等、他のユーザに知らせたい情報を入力します。(200文字以内)
公開先の指定 フォルダーの公開先について、所属部/チームより選択します。
  • フォルダーを共有したい所属部/チームを選択します。
  • 公開先の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。
編集権限の指定 フォルダーの編集権限について、所属部/チームより選択します。
  • 編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。
  • 編集権限の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。
  1. フォームの入力が完了したら、フォルダーを指定のフォルダーに追加登録します。
フォルダーの編集
  • フォルダー情報の訂正、公開先・編集権限の変更、フォルダーの削除を行います。
    フォルダーの編集は、編集権限のあるユーザーのみ可能です。
  1. 追加先のフォルダーを選択します。
    「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄よりフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。
  2. 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、各フォルダー名の border='0' alt='編集'>をクリックします。
  3. 「ファイル管理:フォルダーの編集」フォームが開きますので必要項目について訂正を行います。
  4. でフォルダーの内容を変更し、でフォルダーを削除します。
注意
  • 公開先、編集権限の変更については、ルートフォルダー直下のものに対してのみ実行可能です。
フォルダーの移動・複写
フォルダーの移動・複写は編集権限のあるユーザーのみできます。
  1. をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。
  2. 「移動、複写先の選択」で移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。
  3. 指定のフォルダーにフォルダーを移動、もしくは複写します。

ファイルの追加・編集処理と履歴管理について

ファイルの追加
  • 追加先のフォルダーにファイルを追加(アップロード)します。
  1. 追加先のフォルダーを選択します。
    「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄より追加先のフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。
  2. 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、 ファイル をクリックします。
  3. 「ファイル管理:ファイルの追加」フォームが開きますので、以下の項目について入力します。
ファイルの選択 指定のフォルダーに追加したいファイルを選択します。
をクリックして目的のファイルを選択します。
履歴設定 ?履歴の最大保存数」:履歴保存する際の最大個数を設定します。(20世代まで設定可能です。)
?履歴に変更前の元のファイルを含める。」:ファイルを入れ替えた場合(アップロードした場合)、入れ替える前のファイルを履歴として残すかどうかを設定します。(通常はチェックを付けます)
※ファイルに変更があった時のみ有効です。
※「ファイル名」、「備考」などの情報のみを履歴保存する場合はチェックを外して下さい。
備考 ファイルに関する内容、目的等、他のユーザに知らせたい情報を入力します。(200文字以内)
公開先の指定 ファイルの公開先について、所属部/チームより選択します。
  • ファイルを共有したい所属部/チームを選択します。
  • 公開先の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。
編集権限の指定 ファイルの編集権限について、所属部/チームより選択します。
  • 編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。
  • 編集権限の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。
  1. フォームの入力が完了したら、で指定のフォルダーにファイルを追加登録します。


ファイルの編集
ファイル名の変更について
  • ファイル追加時にはアップロードした時のファイル名で登録されています。「」でファイル使用する際に分かりやすい名称に変更したい場合は、「ファイル編集」フォームでファイル名の変更を行ってください。
  • ファイルの編集は編集権限のあるユーザーについてのみ可能です。
  1. 編集したいファイルが含まれているフォルダーを選択します。
    「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄よりフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。
  2. 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、各ファイル名の border='0' alt='編集'>をクリックします。
  3. 「ファイル管理:ファイルの編集」フォームが開きますので必要項目について訂正を行います。
  4. でファイルの内容を変更し、でファイルを削除します。
注意
  • 公開先、及び編集権限の変更については、ルートフォルダー直下のものに対してのみ実行可能です。
  • フォルダーの削除については、削除するフォルダーは「」のデータベースにアップロードしたファイルの削除となります。
ファイルの履歴確認
  • ファイル登録の際に履歴保存する世代数を設定しておくと、指定した時点のファイル内容を後から参照する事が可能です。
  • ファイルは20世代まで履歴確認できます。
  • 「備考」で登録した情報のみを履歴保存する事も可能です。
  • なお、履歴確認については公開メンバー全て閲覧可能です。
【履歴保存設定について】
※ファイル登録、もしくは変更時(上記参照)、「履歴設定」の以下の項目を設定します。
  • 履歴の最大保存数」:履歴保存する際の最大個数を設定します。(20世代まで設定可能です。)
  • 履歴に変更前の元のファイルを含める。」:ファイルを入れ替えた場合(アップロードした場合)、入れ替える前のファイルを履歴として残すかどうかを設定します。(通常はチェックを付けます)
    ※ファイルに変更があった時のみ有効です。
    ※「ファイル名」、「備考」などの情報のみを履歴保存する場合はチェックを外して下さい。
    この設定がされていないと、履歴保存しません。
【履歴確認について】
  1. 履歴確認したいファイルの左側にある border='0' alt='編集'>をクリックします。
  2. 履歴 ファイル確認 をクリックします。
  3. 選択したファイルの「履歴一覧」が開きます。
  4. 履歴の古い者から順に上から一覧表示しますので、ファイルの確認、情報確認等、必要処理を行います。
〜一覧の表示について〜
  • 上段にはファイルの作成者情報、及び最新情報が表示されます。
  • 一覧には古いものから順に履歴情報が表示されます。
    • 削除:チェックボックスにチェックを付けて「削除」ボタンを実行すると、指定の履歴情報を削除します。
      ※削除は登録者のみ実行可能です。
    • ファイル名:ファイル名を表示します。
      ※変更処理した際に、ファイルを入れ替えた場合はファイル名がリンク表示されます。
      ※ファイルを確認する場合は、「ファイル名」で右クリックするとポップアップメニュー表示しますので、「対象をファイルに保存(A)」を実行し、ファイルをダウンロードします。
    • ファイル有無:変更処理した際に、ファイルを入れ替えた場合は「○」を、「ファイル名」や「備考」などの情報のみの変更の場合は「---」を表示します。
    • 更新者:ファイル、及びファイル情報の更新者を表示します。
    • 更新日時:ファイル、及びファイル情報の更新日時を表示します。
    • 備考:「備考」欄に記載した情報が表示されます。
    • サイズ:ファイルサイズを表示します。
ファイルの移動・複写
ファイルの移動・複写が可能なユーザーは編集権限のあるユーザーが可能となります。
  1. をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。
  2. 「移動、複写先の選択」で移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。
  3. 指定のフォルダーにファイルを移動、もしくは複写します。
フォルダー/ファイルの検索

」の「ファイル管理」に登録されたフォルダー、及びファイルを検索します。
  1. 検索 検索 をクリックします。
  2. 「ファイル管理:検索項目設定」フォームが開きますので、フォルダー/ファイル検索時に必要な項目を入力します。
検索対象文字列 検索対象となる文字列を入力します。
複数の文字列から検索する場合は’スペース’で文字列を区切ります。
日付検索 日付から検索する場合は以下の項目にチェックを付け、期間指定します。
  • 「作成日から検索」:作成日から検索します。
  • 「更新日から検索」:更新日から検索します。
  • チェックなし:作成日、更新日共に検索対象とします。
検索条件
  • 「フォルダ」、「ファイル」、「サブディレクトリも検索する」
    ※検索範囲を指定します。
  • 「名前」(フォルダ名/ファイル名)、「作成者」、「更新者」、「備考」
    ※「検索対象文字列」で入力した文字列に対して、検索対象とする項目にチェックを付けます
  1. 検索項目入力後、でフォルダー/ファイル検索を実行します。
  2. 該当するフォルダー/ファイルを検出すると、検索結果一覧にフォルダー/ファイルを一覧表示します。