ファイル管理の構成

■階層表示の切り替え■

【アイコンから】

1つ上：1つ上の階層を表示します。 ルート：ルートフォルダーに登録されているフォルダー/ファイルを一覧表示します。 ルート以下：ルート以下のフォルダーを左から順に表示します。各フォルダーをクリックし、各フォルダーごとに登録されているフォルダー、ファイル一覧を表示します。

【リストから】

• 「■フォルダー選択」のリストに登録されているフォルダーが表示されるので、目的のフォルダーをクリックで選択します。
• 階層表示について
      ルート
      ・１階層目
      ・・２階層目
      ・・・３階層目
      ・・・・４階層目    と表示されます。

■選択メニュー■

追加（フォルダー）：「ファイル管理：フォルダーの追加」フォームを開きます。新規にフォルダーを追加する場合に実行します。 追加（ファイル）：「ファイル管理：ファイルの追加」フォームを開きます。ファイルをデータベースにアップロードする場合に実行します。 検索：データベースに登録したフォルダー/ファイルを検索します。

■フォルダー/ファイル一覧■

削除：削除したいフォルダー/ファイルについて、にチェックをつけ、をクリックすると複数一括削除します。 編集、履歴：フォルダー/ファイルについて情報変更、公開先の変更、削除など編集処理をします。ファイルについては、履歴保存したファイルの参照も行う事ができます。 フォルダー、ファイルの編集については「編集権限」で設定されたメンバーのみ編集が可能です。もし、「編集権限の指定」が設定されていない場合は作成者のみ編集が可能となります。 をクリックするとフォルダー、もしくはファイルの編集フォームが開きます。 編集権限を持たないユーザーは閲覧のみ可能です。 一覧にはが表示され、クリックするとフォルダー/ファイル情報が表示されます。 公開先の変更については、ルートフォルダーに登録されているもののみ変更可能です。 移動、複写：フォルダー/ファイルを指定の位置に移動、もしくは複写します。 をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。 編集権限のあるユーザーのみ、移動・複写処理が可能です。 フォルダー名/ファイル名：登録したフォルダー/ファイルの名称を表示します。各フォルダー名/ファイル名をクリックすると、以下の処理を行います。   フォルダー名：選択したフォルダーに登録されているフォルダー/ファイル一覧を表示します。   ファイル名：選択したファイルを開きます。 作成者：フォルダー/ファイルの作成者を表示します。 作成日時：フォルダー/ファイルの登録日付を表示します。 更新者：フォルダー/ファイルを更新したユーザーを表示します。 更新日時：フォルダー/ファイルの更新日付を表示します。 公開先：フォルダー/ファイルの公開先を表示します。 編集権限：フォルダー/ファイルの編集できる所属/チームを表示します。 サイズ：フォルダー/ファイルサイズを表示します。（サイズ単位：バイト）。

フォルダーの追加・編集処理について

■フォルダーの追加■

フォルダーを作成します。 目的別、所属別など、管理しやすい名称をつけます。

追加先のフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄より追加先のフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、■ フォルダー をクリックします。 「ファイル管理：フォルダーの追加」フォームが開きますので、以下の項目について入力します。

フォルダー名	フォルダー名を入力します。（80文字以内） 目的別、所属別などの名称をつけておくと、管理しやすいです。
備考	フォルダーに関する内容、目的等、他のユーザに知らせたい情報を入力します。（200文字以内）
公開先の指定	フォルダーの公開先について、所属部/チームより選択します。 フォルダーを共有したい所属部/チームを選択します。 公開先の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。
編集権限の指定	フォルダーの編集権限について、所属部/チームより選択します。 編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。 編集権限の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。

フォームの入力が完了したら、フォルダーを指定のフォルダーに追加登録します。

■フォルダーの編集■

フォルダー情報の訂正、公開先・編集権限の変更、フォルダーの削除を行います。 フォルダーの編集は、編集権限のあるユーザーのみ可能です。

追加先のフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄よりフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、各フォルダー名の border='0' alt='編集'>をクリックします。 「ファイル管理：フォルダーの編集」フォームが開きますので必要項目について訂正を行います。 でフォルダーの内容を変更し、でフォルダーを削除します。

注意

公開先、編集権限の変更については、ルートフォルダー直下のものに対してのみ実行可能です。

■フォルダーの移動・複写■

フォルダーの移動・複写は編集権限のあるユーザーのみできます。

をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。 「移動、複写先の選択」で移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。 指定のフォルダーにフォルダーを移動、もしくは複写します。

ファイルの追加・編集処理と履歴管理について

■ファイルの追加■

追加先のフォルダーにファイルを追加（アップロード）します。

追加先のフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄より追加先のフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、■ ファイル をクリックします。 「ファイル管理：ファイルの追加」フォームが開きますので、以下の項目について入力します。

ファイルの選択	指定のフォルダーに追加したいファイルを選択します。 をクリックして目的のファイルを選択します。
履歴設定	「?履歴の最大保存数」：履歴保存する際の最大個数を設定します。（20世代まで設定可能です。） 「?履歴に変更前の元のファイルを含める。」：ファイルを入れ替えた場合（アップロードした場合）、入れ替える前のファイルを履歴として残すかどうかを設定します。（通常はチェックを付けます） ※ファイルに変更があった時のみ有効です。 ※「ファイル名」、「備考」などの情報のみを履歴保存する場合はチェックを外して下さい。
備考	ファイルに関する内容、目的等、他のユーザに知らせたい情報を入力します。（200文字以内）
公開先の指定	ファイルの公開先について、所属部/チームより選択します。 ファイルを共有したい所属部/チームを選択します。 公開先の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。
編集権限の指定	ファイルの編集権限について、所属部/チームより選択します。 編集権限を与えるメンバーについて、所属部/チームより選択します。 編集権限の指定については、ルートフォルダー直下に追加する場合に限ります。

フォームの入力が完了したら、で指定のフォルダーにファイルを追加登録します。

■ファイルの編集■

ファイル名の変更について

ファイル追加時にはアップロードした時のファイル名で登録されています。「」でファイル使用する際に分かりやすい名称に変更したい場合は、「ファイル編集」フォームでファイル名の変更を行ってください。 ファイルの編集は編集権限のあるユーザーについてのみ可能です。

編集したいファイルが含まれているフォルダーを選択します。 「フォルダー/ファイル一覧」の「フォルダー名/ファイル名」欄よりフォルダー名をクリックすると、選択したフォルダーに登録されている「フォルダー/ファイル一覧」を開きます。 指定フォルダー内であることを「現在の位置」で確認し、各ファイル名の border='0' alt='編集'>をクリックします。 「ファイル管理：ファイルの編集」フォームが開きますので必要項目について訂正を行います。 でファイルの内容を変更し、でファイルを削除します。

注意

公開先、及び編集権限の変更については、ルートフォルダー直下のものに対してのみ実行可能です。 フォルダーの削除については、削除するフォルダーは「」のデータベースにアップロードしたファイルの削除となります。

■ファイルの履歴確認■

ファイル登録の際に履歴保存する世代数を設定しておくと、指定した時点のファイル内容を後から参照する事が可能です。 ファイルは20世代まで履歴確認できます。 「備考」で登録した情報のみを履歴保存する事も可能です。 なお、履歴確認については公開メンバー全て閲覧可能です。

【履歴保存設定について】 ※ファイル登録、もしくは変更時（上記参照）、「履歴設定」の以下の項目を設定します。 「履歴の最大保存数」：履歴保存する際の最大個数を設定します。（20世代まで設定可能です。） 「履歴に変更前の元のファイルを含める。」：ファイルを入れ替えた場合（アップロードした場合）、入れ替える前のファイルを履歴として残すかどうかを設定します。（通常はチェックを付けます） ※ファイルに変更があった時のみ有効です。 ※「ファイル名」、「備考」などの情報のみを履歴保存する場合はチェックを外して下さい。 この設定がされていないと、履歴保存しません。

【履歴確認について】 履歴確認したいファイルの左側にある border='0' alt='編集'>をクリックします。 ■履歴 ファイル確認 をクリックします。 選択したファイルの「履歴一覧」が開きます。 履歴の古い者から順に上から一覧表示しますので、ファイルの確認、情報確認等、必要処理を行います。

〜一覧の表示について〜 上段にはファイルの作成者情報、及び最新情報が表示されます。 一覧には古いものから順に履歴情報が表示されます。 削除：チェックボックスにチェックを付けて「削除」ボタンを実行すると、指定の履歴情報を削除します。 ※削除は登録者のみ実行可能です。 ファイル名：ファイル名を表示します。 ※変更処理した際に、ファイルを入れ替えた場合はファイル名がリンク表示されます。 ※ファイルを確認する場合は、「ファイル名」で右クリックするとポップアップメニュー表示しますので、「対象をファイルに保存（A）」を実行し、ファイルをダウンロードします。 ファイル有無：変更処理した際に、ファイルを入れ替えた場合は「○」を、「ファイル名」や「備考」などの情報のみの変更の場合は「---」を表示します。 更新者：ファイル、及びファイル情報の更新者を表示します。 更新日時：ファイル、及びファイル情報の更新日時を表示します。 備考：「備考」欄に記載した情報が表示されます。 サイズ：ファイルサイズを表示します。

■ファイルの移動・複写■

ファイルの移動・複写が可能なユーザーは編集権限のあるユーザーが可能となります。

をクリックすると「移動、複写フォーム」が開きます。 「移動、複写先の選択」で移動、もしくは複写先のフォルダーを選択し、各実行ボタンをクリックします。 指定のフォルダーにファイルを移動、もしくは複写します。

フォルダー/ファイルの検索

「」の「ファイル管理」に登録されたフォルダー、及びファイルを検索します。

■検索 検索 をクリックします。 「ファイル管理：検索項目設定」フォームが開きますので、フォルダー/ファイル検索時に必要な項目を入力します。

検索対象文字列	検索対象となる文字列を入力します。 複数の文字列から検索する場合は’スペース’で文字列を区切ります。
日付検索	日付から検索する場合は以下の項目にチェックを付け、期間指定します。 「作成日から検索」：作成日から検索します。 「更新日から検索」：更新日から検索します。 チェックなし：作成日、更新日共に検索対象とします。
検索条件	「フォルダ」、「ファイル」、「サブディレクトリも検索する」 ※検索範囲を指定します。 「名前」（フォルダ名/ファイル名）、「作成者」、「更新者」、「備考」 ※「検索対象文字列」で入力した文字列に対して、検索対象とする項目にチェックを付けます

検索項目入力後、でフォルダー/ファイル検索を実行します。 該当するフォルダー/ファイルを検出すると、検索結果一覧にフォルダー/ファイルを一覧表示します。